Cuando ventas y operaciones no están sincronizadas

Creo que no hay debate en que el combustible para una empresa son las ventas, obtener un pedido es una validación del trabajo duro a la dedicación de marketers y vendedores por haber superado obstáculos que puedan haber surgido en el proceso comercial. Y por el lado de los clientes hay una expectativa por recibir sus productos que son a su vez el combustible de su negocio.

Sin embargo, detrás parece que no hay forma de poder satisfacer expectativas, o es porque no hay producto o porque no estará a tiempo o resultará en sobrecostos, generando una brecha en los resultados y en la confianza con los clientes y en áreas.

Cuando las ventas no están sincronizadas adecuadamente con las operaciones en una empresa, pueden surgir una serie de problemas que afectan la eficiencia y la rentabilidad del negocio. Aquí hay algunas situaciones comunes que pueden ocurrir:

1.    Sobreabastecimiento o escasez de inventario: Si las expectativas de ventas no están sincronizadas con las capacidades de las operaciones, es posible que se produzca un desajuste entre la demanda real del cliente (note como se ha subrayado, la demanda real del cliente) y la cantidad de productos que se producen o se mantienen en inventario. Esto puede resultar en situaciones de sobreabastecimiento, donde hay un exceso de inventario que ocupa espacio y capital, o escasez de inventario, donde los productos solicitados no están disponibles para satisfacer la demanda del cliente.

2.    Problemas de planificación de la producción: Si las ventas no proporcionan información precisa sobre la demanda esperada, (note como se ha subrayado información precisa) la planificación de la producción/inventarios puede verse afectada. Esto puede dar lugar a una producción insuficiente o excesiva, lo que conlleva costos adicionales y posiblemente la necesidad de ajustar los programas de producción sobre la marcha.

3.    Costos de almacenamiento y obsolescencia: Un desajuste entre las ventas y las operaciones puede resultar en un exceso de inventario que debe almacenarse durante períodos prolongados (note como se ha subrayado exceso y almacenamiento). Esto puede generar costos adicionales y aumentar el riesgo de obsolescencia de los productos, especialmente si los productos tienen una vida útil limitada o están sujetos a cambios en la demanda del mercado.

4.    Servicio al cliente deficiente: Cuando las operaciones no pueden cumplir con las demandas de ventas, los clientes pueden experimentar retrasos en la entrega o problemas de disponibilidad de productos. Esto puede afectar la reputación de la empresa, lo que potencialmente conduce a la pérdida de oportunidades de negocio.

¿Por dónde comenzamos a sincronizar?

Aunque a muchos no les guste: Por las matemáticas y ni modo. Así que toca entender y generar un modelo que integre el hacer comercial con productos, clientes, volumen, tiempo, rentabilidad, etc. y del otro lado, el hacer de la cadena de suministro, importaciones, compras, inventarios, almacenes, transporte, costos etc.

Posteriormente generar los foros dónde se generen las conversaciones y se alineen los números

Y finalmente decidir en una base estratégica y financiera el camino que todos van a seguir

Y sí, usualmente las primeras iteraciones tendrán chispas, sin embargo, manteniendo con disciplina el modelo y foros dentro de un proceso éste se va regulando y mejorando.  

¿Quién lo debe de comenzar?

Idealmente debería de haber un trabajo conjunto entre un líder comercial, un líder de la cadena de suministros y un líder de finanzas, pero en mi experiencia, como los que reciben más sombrerazos son lo de supply chain ellos usualmente inician el esfuerzo.

No hay tiempo ni recursos para implementar, hasta que el destino nos alcance

Bajo la premisa de <todo urge> y <apagar fuegos> no hay tiempo para dedicar recursos e implementar un proceso de sincronización, claro, hasta que la rentabilidad, la competencia o el entorno de negocio hacen que el negocio sufra (y la gente) innecesariamente. Dado que implementar (bien) el proceso no es fácil ni instantáneo lo mejor es generar un plan con tiempos y recursos que paulatinamente se vayan incorporando (modelo lego) y que muestre beneficios poco a poco para no perder ni el interés ni la cadencia al proyecto, por otro lado, si el destino ha alcanzado al negocio, o el negocio ha visto el proceso como un diferenciador en el mercado, no hay de otra más que organizarse rápido y contundentemente.

Si tu empresa está buscando mejorar el rendimiento financiero a través de la sincronización de ventas y operaciones, contáctanos, nuestra experiencia a través de la instalación de competencias en tu equipo de trabajo está disponible para ayudarte e impulsar el crecimiento de tu empresa.

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Autor Gabriel López Nava

Ilustraciones generadas con Adobe Firefly